chuẩn bị sơ sài hoặc không hề chuẩn bị. Những cuộc họp đó chắc chắn là
không thể đạt kết quả. Đôi khi, mục đích của cuộc họp không được xác
định rõ ràng, hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không được
mời tham gia. Bạn có thể tránh những sai lầm này bằng cách làm theo
những quy tắc thông thường sau:<http://www.saobacdau.com.vn/p>
• Đảm bảo tất cả các cuộc họp của bạn là cần thiết<http://www.saobacdau.com.vn/strong>.
Bởi vì họp hành làm tiêu phí thời gian của những người dự họp, nên nếu
có thể đạt được mục tiêu mà không cần hội họp, bạn hãy làm như vậy.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
• Làm rõ tất cả các mục tiêu của cuộc họp.<http://www.saobacdau.com.vn/strong>Mỗi người tham dự phải trả lời được những câu hỏi sau: Tại sao tôi có
mặt ở đây? Nếu mục đích của cuộc họp là ra một quyết định, hãy thông
báo trước cho mọi người về điều đó để họ có thời gian chuẩn bị đầy đủ
những tài liệu cần thiết.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
• Mời đúng người dự họp.<http://www.saobacdau.com.vn/strong> Chỉ mời những người có thể đóng góp ý kiến, những người cần phải tham dự hoặc những người có thể học hỏi từ cuộc họp này.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
• Hãy phổ biến trước lịch trình cuộc họp<http://www.saobacdau.com.vn/strong>. Chương trình họp cũng gián tiếp xác định các mục tiêu của cuộc họp.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
• Thăm dò trước những nhân vật chủ chốt sẽ tham dự cuộc họp.<http://www.saobacdau.com.vn/strong>Bạn sẽ chủ động hơn cho cuộc họp, nếu bạn biết trước những người tham
dự nghĩ gì về các mục quan trọng trên chương trình họp. Những điều bạn
biết có thể gợi ý về một số sửa đổi trong chương trình.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
• Yêu cầu mọi người sẵn sàng.<http://www.saobacdau.com.vn/strong> Điều
này có nghĩa là đẩy nhanh tốc độ xử lý vấn đề; đem theo các tài liệu,
báo cáo, vật dụng liên quan, sẵn sàng tham gia thảo luận và ra quyết
định.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
Diễn tiến cuộc họp<http://www.saobacdau.com.vn/strong><http://www.saobacdau.com.vn/p>
Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ như mong muốn, bạn nên thực hiện những điều sau:<http://www.saobacdau.com.vn/p>
• Xác định mục đích cuộc họp.<http://www.saobacdau.com.vn/strong> Cho dù bạn đã nói rõ mục đích khi mời mọi người dự họp, nhưng bạn vẫn nên nhắc lại.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
• Hãy để mọi người được bày tỏ ý kiến.<http://www.saobacdau.com.vn/strong>Nếu một vài cá nhân chiếm lĩnh hết thời gian cuộc họp, hoặc nếu một vài
người tham dự ngại phát biểu, bạn hãy nói: “Cảm ơn ý kiến của anh,
Phil. Còn suy nghĩ của cô về vấn đề này là gì, Charlotte?”.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
• Giữ cho cuộc thảo luận khỏi lạc đề.<http://www.saobacdau.com.vn/strong> Những cuộc họp vượt ra ngoài các vấn đề chính sẽ chỉ làm mọi người lãng phí thời gian.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
• Kết thúc bằng việc xác nhận và một kế hoạch hành động cụ thể.<http://www.saobacdau.com.vn/strong>Cuộc họp của bạn nên dẫn đến một hành động nào đó. “Chúng ta hãy quyết
định thuê DataWhack cài đặt hệ thống máy chủ mới. Và như đã nhất trí,
tôi sẽ làm đơn đặt hàng, Bill sẽ gọi điện cho nhân viên bán hàng và lên
lịch trình, còn Janet chịu trách nhiệm tìm người thanh lý hệ thống máy
chủ của chúng ta”.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
Theo dõi sau cuộc họp<http://www.saobacdau.com.vn/strong><http://www.saobacdau.com.vn/p>
Sau khi cuộc họp kết thúc, tất cả mọi người thường có
xu hướng xả hơi và nói: “May quá, cuộc họp đã kết thúc”. Nhưng nó chưa
thật sự kết thúc, nếu bạn là người điều khiển một cuộc họp hoặc nhận
trách nhiệm về những hoạt động sau cuộc họp đó và phải soạn thảo một
biên bản họp theo tinh thần này:<http://www.saobacdau.com.vn/p>
Người gửi:<http://www.saobacdau.com.vn/em><http://www.saobacdau.com.vn/strong> Richard<http://www.saobacdau.com.vn/p>
Người nhận<http://www.saobacdau.com.vn/strong><http://www.saobacdau.com.vn/em>: Nhóm dự án công nghệ thông tin.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
Cảm ơn các bạn đã tham dự cuộc họp sáng nay. Chúng ta
đã chọn DataWhack làm nhà cung ứng chính cho hệ thống máy chủ mới của
chúng ta. Tôi xem đây là một cơ hội tốt và là một quyết định đưa chúng
ta tiến gần hơn đến việc hoàn tất dự án. Các hành động sau quyết định
này là:<http://www.saobacdau.com.vn/p>
• Tôi sẽ làm đơn đặt hàng.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
• Bill sẽ liên hệ với nhân viên bán hàng về lịch làm việc.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
• Janet sẽ bắt đầu tìm người thanh lý hệ thống máy chủ cũ.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
Hãy hoàn tất những công việc trên trong tuần nay. Sau đó chúng ta có thể chuyển qua nhiệm vụ kế tiếp.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
Biên bản họp này có tác dụng khuyến khích mọi người
thông qua việc nói rằng họ đang tiến gần hơn đến mục tiêu của mình,
đồng thời nhắc nhở một số người tham dự về các bước hành động tiếp theo
mà họ đã nhất trí trong cuộc họp.<http://www.saobacdau.com.vn/p>
Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ<http://www.saobacdau.com.vn/strong> – First News và NXB Tổng hợp TPHCM<http://www.saobacdau.com.vn/em><http://www.saobacdau.com.vn/p>
www.saobacdau.com.vn<http://www.saobacdau.com.vn/a>
<http://www.saobacdau.com.vn/em><http://www.saobacdau.com.vn/p> <http://www.saobacdau.com.vn/div>