Thảo luận, nhóm họp có thể xảy ra bất cứ nơi đâu nhằm định hướng cho suy nghĩ hoặc quan điểm của các thành viên trong nhóm. Bất cứ cuộc họp nhóm nào dù xảy ra ở đâu hoặc với nhiệm vụ, mục đích gì thì mục tiêu của nó phải là:
· Khơi dậy sự tham gia tích cực chủ động của nhóm viên.
· Làm cho nhóm viên hợp tác nhiều hơn.
· Đáp ứng nhu cầu được tham gia, đóng góp vào công việc chung & nâng cao tinh thần trách nhiệm.
Mặt khác, tác dụng của thảo luận nhóm không chỉ giúp tiếp thu ý kiến một cách dễ dàng mà còn làm thay đổi thái độ, hành vi của nhóm viên.
Ở mỗi cuộc thảo luận nhóm mỗi người tham dự đều gửi tín hiệu, họ tin rằng những người xung quanh biết nhiều về bản thân họ và khả năng của họ hơn là họ thực sự biết. Cho dù ở vai trò nào, là người điều khiển hay là người tham dự cuộc họp nhóm cũng nên xem xét các cuộc thảo luận nhóm như là của chính mình.
1- KHÁI QUÁT THẢO LUẬN – HỘI NGHỊ
1.2- Khái niệm về thảo luận nhóm
Thảo luận nhóm là một phương thức tổ chức hoạt động chung với mục đích tập họp trí tuệ của mọi người. Là một biện pháp tác động trực tiếp đến quan niệm, ý kiến, tâm thế của các thành viên tham gia thảo luận bằng những luận chứng lôgic chặt chẽ.
Thảo luận nhóm cho phép đối chiếu các quan điểm khác nhau, tạo điều kiện nhìn nhận từ nhiều góc độ. Tìm kiếm những điểm gần gũi, hạn chế sự bùng nổ các mâu thuẫn cá nhân, loại trừ những mặc cảm, định kiến và tiến tới xây dựng, đưa ra một quyết định chung.
Thảo luận nhóm được tiến hành trước khi ra quyết định đóng vai trò quan trọng trong quá trình thông qua quyết định nhóm. Thảo luận nhóm được xem là một giai đoạn diễn ra trước khi nhóm đưa ra một quyết định chung. Nó có ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định trong hoạt động quản lý của mỗi lãnh đạo, tới các mối quan hệ bên trong nhóm và tới hiệu quả của công tác quản lý nói chung.
Thảo luận nhóm là một loại hình phổ biến, ai cũng sử dụng được (từ những cuộc họp tổ, đội sản xuất thông thường đến những cuộc họp đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cần chú ý đến tác dụng của thảo luận nhóm.
Trong thảo luận nhóm, điều quan trọng không phải là thông tin, giải đáp thắc mắc từ trên xuống mà khơi dậy sự tham gia tích cực và chủ động của nhóm viên. Sự chủ động trong học tập làm cho học viên sẽ hiểu và nhớ bài học, còn chủ động trong việc làm sáng tỏ vấn đề, góp ý kiến cho quyết định, làm cho nhóm viên dấn thân nhiều hơn trong triển khai và xác tín rằng đó là chuyện của mình.
Thảo luận nhóm đem lại thông tin phản hồi vì nhóm viên nêu ra thắc mắc, khó khăn, triển khai thêm ý kiến. Điều này giúp cho người dạy học điều chỉnh lại cách giảng dạy, cho tổ trưởng sản xuất sửa đổi quy trình làm việc cho phù hợp, cho nhà quản lý lấy một quyết định khả thi.
Thảo luận nhóm đáp ứng khát vọng của mỗi người được tham gia đóng góp vào công việc chung, đây là một nhu cầu tâm lý xã hộ, quan trọng. Được tham gia đóng góp nhóm viên sẽ chủ động, tích cực hơn trong công việc và nâng cao tinh thần trách nhiệm.
Cuối cùng và quan trọng hơn hết là sự cọ sát ý kiến sự tương tác giữa các nhóm viên “sức ép” (dễ chấp nhận) của nhóm làm cho cá nhân sẽ thay đổi ý kiến, thói quen và dễ được lôi cuốn trong hành động.
Tóm lại, tác dụng của thảo luận nhóm không chỉ giúp tiếp thu ý kiến một cách dễ dàng mà còn làm thay đổi thái độ và hành vi.
1.3- Các hình thức thảo luận – hội nghị
1.3.1 Thảo luận công cộng: Hình thức này được diễn ra trước cử tọa đông đảo (thảo luận chính thức).
Đối thoại: Cuộn nói chuyện giữa 2 người (có hoặc không có chủ tọa) trước cử toạ làm cho họ thấy vấn đề nói chuyện rõ ràng.
Hội nghị bàn tròn (hội nghị bàn dài): Cuộc họp mặt từ 3 – 8 thành viên là những người am hiểu thấu đáo về một vấn đề, cử tọa chỉ theo dõi chứ không tham dự.
Hội thoại: Là hội nghị bàn dài với sự hiện diện của một hoặc nhiều người có kinh nghiệm để giúp đỡ ý kiến cho người thảo luận để người thảo luận hiểu rõ vấn đề.
Hợp đàm: là cuộc họp nhiều người, mỗi người đọc một bài diễn văn ngắn (tham luận) về những khía cạnh khác nhau của vấn đề. Sau đó là chất vấn bình luận của cử tọa.
1.3.2 Hội nghị: Hội nghị thảo luận không có sự hiện diện của cử tọa và không có bài diễn văn soạn trước. Tất cả sẽ thảo luận dưới sự hướng dẫn của người điều khiển (thảo luận không chính thức). Hội nghị để chỉ dẫn hoặc thông báo tin tức, góp ý cho chuyên đề song không tìm một giải pháp cho vấn đề.
Hội nghị để học tập: Giải quyết vấn đề về công việc của cấp trên. Trong hội nghị học tập có thể vừa có tính chất giải quyết vấn đề vừa chỉ dẫn kiến thức có thể sử dụng để giải quyết vấn đề.
2- PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH THẢO LUẬN NHÓM
2.1- Mục đích cuộc thảo luận nhóm: Khơi động sự tham gia tích cực và chủ động của nhóm viên trong việc làm sáng tỏ một vấn đề, góp ý cho một quyết định nào đó. Làm cho nhóm viên hợp tác nhiều hơn, từ đó đem lại các thông tin phản hồi giúp cho người lãnh đạo, người giáo dục điều chỉnh quyết định, cải tiến phương pháp giáo dục. Thảo luận nhóm đem lại sinh khí cho nhóm viên, sẵn sàng hành động một cách tự nguyện, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc. Đáp ứng khát vọng của mọi người tham gia đóng góp công việc chung. Tác động đến việc xóa bỏ các nếp nghĩ lạc hậu, hành vi lạc lỏng, thái độ thờ ơ của cá nhân.
2.2- Những yếu tố ảnh hưởng đến cuộc thảo luận nhóm:
Địa điểm, thời gian, đối tượng tham dự và hình thức sắp xếp chỗ ngồi là những nhân tốt quyết định đến cuộc thảo luận nhóm.
2.2.1- Địa điểm: Cần tiến hành nơi kín đáo, ít bị làm phiền, tránh ồn ào để nhóm viên có thể dễ dàng tham dự phát biểu ý kiến. Nơi thảo luận nhóm cần an toàn, tiện nghi về cơ sở vật chất cũng như khung cảnh và không gian.
2.2.2- Thời gian: Tùy theo mục đích, nội dung và số lượng người tham dự nhưng sẽ tốt hơn nếu số lượng ít (từ 8 – 10 người). Không kéo dài quá 2 tiếng.
2.2.3- Thành phần: Nên cùng tầng lớp xã hội, cùng trình độ chuyên môn và cùng lứa tuổi. Nếu có sự khác biệt về văn hóa trong thảo luận nhóm có thể tác động đến thái độ và cách ứng xử với chủ đề thảo luận nhóm. Bảo đảm sự hòa hợp về giới tính và cá tính.
2.2.4- Sắp xếp chỗ ngồi: Thảo luận nhóm nên sắp xếp chỗ ngồi bàn tròn là tốt nhất làm cho người tham gia thảo luận nhóm cảm thấy tự nhiên và khuyến khích các thành viên hăng hái phát biểu ý kiến. Tránh bố trí chỗ ngồi theo địa vị, vị trí người điều khiển có thể giao tiếp, quan sát với tất cả những người tham gia thảo luận, kiểm soát toàn bộ cuộc thảo luận nhằm ngăn chặn ảnh hưởng nổi trôi một số người và khuyến khích những người rụt rè tham gia.
Khoảng cách chỗ ngồi của các thành viên tới vị trí điều khiển nên gần bằng nhau, khoảng cách không quá xa nhằm khuyến khích ảnh hưởng của tác động qua lại. Hoạt động tập thể trong nhóm góp phần làm giảm các cuộc nói chuyện riêng của người ngồi cạnh.
Kết luận:
Trong thảo luận nhóm cần tập trung vào chiều sâu các ý kiến của người tham gia, do đó số lượng càng nhỏ càng tốt. Nếu mục đích thảo luận nhóm là rộng rãi càng thu thập nhiều ý kiến càng tốt thì thảo luận nhóm càng lớn sẽ có lợi hơn.
Không nên thụ động và lệ thuộc vào điều kiện, hoàn cảnh đã có mà nên chủ động kiểm soát, thay đổi phục vụ cho lợi ích của mục đích thảo luận nhóm, việc sắp xếp vị trái chỗ ngồi hợp lý tùy thuộc vào óc sáng tạo của những người tổ chức thảo luận nhóm.
3- CÁC BƯỚC ĐIỀU KHIỂN THẢO LUẬN NHÓM
Công việc điều khiển thảo luận nhóm được thực hiện theo 3 bước: chuẩn bị, tiến hành, kết thúc.
3.1- Chuẩn bị:
3.1.1- Chuẩn bị nội dung:
– Xác định mục tiêu, đặt ra các vấn đề cần giải quyết.
– Thu thập dữ kiện, hình dung trước một số vấn đề nhóm có thể nêu.
– Cung cấp thông tin cho nhóm để chuẩn bị.
3.1.2- Chuẩn bị hình thức:
– Lựa chọn địa điểm, khung cảnh.
– Sắp xếp chỗ ngồi.
– Bầu không khí tâm lý.
3.1.3- Chuẩn bị con người:
– Chuẩn bị các hạt nhân tích cực.
– Chuẩn bị ứng phó các nhóm viên chưa nhiệt thành.
– Mời tham gia đúng đối tượng.
3.2- Tiến hành:
3.2.1- Bắt đầu buổi thảo luận:
– Tạo không khí TLN bằng cách giới thiệu ban đầu thật thoải mái nhẹ nhàng (nhưng để mất thời gian, gượng ép).
– Thông qua mục tiêu, yêu cầu cuộc TLN, phân định thời gian cho từng vấn đề.
– Bắt đầu đúng giờ.
3.2.2- Quá trình thảo luận nhóm:
– Nêu vấn đề bằng cách đặt câu hỏi.
– Mời các nhóm viên tham gia phát biểu.
– Nối kết các ý kiến của nhóm viên.
– Giải quyết các mâu thuẫn (nếu có).
– Khéo léo mời mọc khuyến khích đối với nhóm viên rụt rè hoặc ngăn chặn những nhóm viên lấn át người khác.
– Tuyệt đối không ép sự tham gia.
– Duy trì trật tự, quan tâm thông đạt trong nhóm làm sao tất cả đều hiểu một nội dung như nhau.
– Sau mỗi phần có đúc kết.
3.3- Kết thúc thảo luận nhóm:
– Nêu tóm tắt ý chính và xin sự đồng tình của nhóm.
– Nếu có biểu quyết thì nhanh gọn, chính xác.
– Kiểm tra thông tin về sự hài lòng của nhóm viên và nhóm viên nắm vững về công việc của mình.
4- VAI TRÒ TRONG THẢO LUẬN NHÓM
4.1- Vai trò người trưởng nhóm thảo luận:
4.1.1- Am hiểu:
– Nắm vững những vấn đề cơ bản cần phải thảo luận (không cần nắm vững sâu) để phát hiện những vấn đề cần giải quyết.
– Biết phát hiện những mâu thuẫn, những tính cách khác biệt trong khi phát biểu.
– Làm sáng tỏ ý nghĩa của vấn đề.
– Đưa cuộc thảo luận đi sát vấn đề, không để NV bàn lạc đề hoặc xa đề.
4.1.2- Biết tâm lý:
– Quan tâm đến từng nhóm viên, quan sát phản ứng của từng người.
– Nắm được những tính cách nhóm viên trong phát biểu, lưu ý đến những biểu hiện không lời.
· Thinh lặng: đồng tình, tích cực hay dửng dưng.
· Cười: hứng thú hay châm biếm.
· Thụ động: e dè, sợ hãi, nhút nhát hoặc muốn phát biểu mà không dám.
4.1.3- Biết kỹ năng:
– Điều động sự tham gia tích cực và đồng đều.
– Thái độ lắng nghe chờ đợi khách quan.
– Hỏi nhiều, không vội trả lời, giải quyết thay cho NV.
4.1.4- Dân chủ:
– Tin tưởng vào NV vào tiềm năng của nhóm.
– Quan hệ bình đẳng với NV tạo không khí thảo luận nhóm thoải mái chân tình.
– Ân cần giúp đỡ NV.
4.2- Vai trò nhóm viên TLN:
– Chuẩn bị thu thập dữ kiện, suy nghĩ các vấn đề cần thảo luận, chuẩn bị ý kiến tham gia.
– Đúng giờ, có thái độ hợp tác.
– Lắng nghe, tôn trọng ý kiến người khác.
– Có kỷ luật tự chủ trong phát biểu (đúng trọng tâm), phát biểu đúng lúc, ngắn gọn, xúc tích).
– Không đả kích cá nhân nhưng sẵn sàng tranh luận.
– Tránh tối đa bàn tán ngoài cuộc TLN.
4.3- Vai trò của thảo luận nhóm trong các hình thức họp đội:
Họp đội là hình thức tự quản của đội, sự tự quản của đội được thể hiện các mặt:
· Mọi công việc của đội đều do mỗi đội viên và tập thể đội dân chủ bàn bạc, quyết định.
· Khi thảo luận, mỗi thành viên có quyền phát biểu trình bày ý kiến của mình.
· Khi quyết định thì số ít phải theo số nhiều, mọi quyết định dựa vào ý kiến của đa số.
· Khi chỉ đạo thực hiện thì cấp dưới phải phục tùng cấp trên, đội viên phải phục tùng chỉ huy đội.
· Khi thực hiện (thi công) các hoạt động đội, vai trò chủ động sáng tạo của mỗi đội viên và tập thể đội được đề cao; các em tự đề xuất các hình thức hoạt động và tìm biện pháp để thực hiện kế hoạch đã được đề ra. Phụ trách đội là người hướng dẫn các em thực hiện nguyên tắc tự quản của đội.
5- LƯỢNG GIÁ THẢO LUẬN NHÓM
5.1- Những yếu tố thành công của thảo luận nhóm
– Mục tiêu thảo luận được cả nhóm thống nhất, rõ ràng, cụ thể:
– Bầu không khí thảo luận thoải mái cởi mở.
– Mối quan hệ bình đẳng chấp nhận nhau.
– Mọi người đều thỏa mãn vì:
· Thu nhận thêm thông tin mới
· Được đóng góp vào công việc chung
– Đúng giờ, đúng chương trình thảo luận nhóm.
5.2- Lượng giá thảo luận nhóm
5.1- Về buổi thảo luận.
5.2- Về người trưởng nhóm.
5.3- Về nhóm viên.
Huỳnh Toàn – Tổng trưởng Tổng đoàn Sao Bắc Đẩu