KINH NGHIỆM QUẢN LÝ VÀ BẢO QUẢN VẬT DỤNG
TRONG SINH HOẠT CÂU LẠC BỘ
Nguyễn Văn Hạnh Phúc
Phó Chủ Nhiệm Sao Bắc Đẩu Bắc Tao Đàn
Trong Sao Bắc Đẩu
ngoài việc mỗi thủ lĩnh phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thì việc đúc kết
các kinh nghiệm thông qua các hoạt động là một điều rất quan trọng, để từ đó mỗi
thủ lĩnh sẽ có những tư duy sáng tạo giúp cho hoạt động của nhóm ngày càng có
hiệu quả. Trong Sao Bắc Đẩu có rất nhiều bài học kinh nghiệm được truyền từ người
đi trước cho người đi sau nhưng cũng có những kinh nghiệm được rút ra từ các hoạt
động của mỗi thủ lĩnh. Và ở mỗi vị trí, vai trò của mỗi người từ khâu tổ chức đến
việc sinh hoạt mà chúng ta có những kinh nghiệm khác nhau. Là một thành viên
Ban chủ nhiệm trong hai năm vừa qua tôi cũng đã rút ra được khá nhiều kinh nghệm
trong việc quản lý tài sản của câu lạc bộ.
Đối
với các tài sản của Câu lạc bộ chúng ta cần phải có một nhóm chuyên quản lý kiểm
tra và bảo quản, nhóm này phải được sự tin tưởng của Tổng đoàn và phải làm việc
có trách nhiệm, có hiệu quả để các tài sản luôn ở trạng thái tốt nhất phục vụ
cho các hoạt động trong sinh hoạt. Ngoài ra nhóm quả lý này cần phải có sự phối
hợp ăn ý giữa các thành viên để có sự phân phối vật dụng hợp lý cho các nhóm sử
dụng, tránh tình trạng trùng lấp dẫn đến sự hiểu lầm, mâu thuẫn không đáng có. Các
thành viên trong nhóm phải biết vị trí của từng vật dụng để có sự sắp xếp hợp
lý, giúp kho luôn gọn gàng, sạch sẽ và người sử dụng có thể dễ dàng tìm thấy khi cần
thiết. Bên cạnh đó nhóm còn phải có một sổ giao nhận vật dụng để có thể theo
dõi, kiểm tra và phân phối vật dụng cũng như truy cứu trách nhiệm khi xảy ra hư
hỏng, mất mát. Thông thường các thành viên trong nhóm đều là thủ lĩnh nên trước
các buổi sinh hoạt các vật dụng phải được nhóm bố trí đưa ra sân sinh hoạt theo
một thứ tự hợp lý để rút ngắn thời gian chuẩn bị và dành nhiều thời gian cho
sinh hoạt, cho các hoạt động đầu giờ của mỗi nhóm. Cụ thể là phải chuyển thiết
bị âm thanh, dây điện,micro, bộ cờ chỉ huy và các vật dụng của khâu đăng ký, tiếp
nhận ra sân trước vì đó là bộ mặt của câu lạc bộ, sau đó là các vật dụng khác
như lều, vật dụng của bàn dịch vụ …. Sau khi đã chuyển đủ các vật dụng cần thiết
ra sân thì trong nhóm phải có một người am hiểu cách bố trí, cách sử dụng các
thiết bị để nhanh chóng lắp ráp và hoàn tất việc chuẩn bị cho buổi sinh hoạt của
câu lạc bộ.
Các
thủ lĩnh khi có nhu cầu sử dụng các vật dụng cho sinh hoạt phải đăng ký vào sổ
giao nhận vật dụng và tự mang ra sân. Trường hợp khi cần sử dụng các vật dụng
quá khổ không thể tự mình mang ra, các thủ lĩnh có thể nhờ sự trợ giúp từ nhóm
quản lý kho và cuối buổi sinh hoạt khi sử dụng xong các thủ lĩnh phải tự mang
trả lại kho và để lại đúng vị trí hoặc bàn giao cho nhóm quản lý. Các thủ lĩnh
cũng nên chú ý khi đăng ký sử dụng vật dụng, nên lấy vừa đủ dùng để tránh tình
trạng lãng phí và không đủ vật dụng cho những nhóm sau, các thủ lĩnh nên sử dụng
có trách nhiệm và bảo quản tốt các vật dụng, thiết bị cũng như có phản hồi với
nhóm quản lý khi có hư hỏng để nhóm kịp thời báo cấp trên giải quyết.
Nhóm
quản kho cũng nên lên lịch tổng vệ sinh và kiểm kê kho định kỳ mỗi nửa năm để kho chứa luôn sạc
sẽ, thoáng mát, tránh chuột bọ phá hoại và kịp thời báo cáo các thiết bị hư hỏng,
các vật dụng mất mát cho ban chủ nhiệm để có hướng sửa chữa, bổ sung hợp lý. Đối
với các thiết bị điện, điện tử phải được để ở trị trí khô thoáng, tránh ẩm ướt
có thể gây ra hư hỏng không muốn. Các vật dụng ít sử dụng phải được để gọn gàng
ở vị trí trong cùng dành phần diện tích còn lại cho các vật dụng thường xuyên
được sử dụng. Các vật dụng thiết bị của câu lạc bộ là phần không thể thiếu
trong các buổi sinh hoạt của các nhóm và là một tài sản rất lớn, rất quan nên
việc bảo quản tốt, sắp xếp ngăn nắp, phân phối sử dụng hợp lý, tiết kiệm, có
trách nhiệm sẽ giúp cho câu lạc bộ tiết kiệm được một khoảng chi phí khá lớn
cho việc bảo dưỡng, sửa chữa và dành phần chi phí đó cho các hoạt động lớn của
năm cũng như các hoạt động khác như thi đua khen thưởng, hỗ trợ, thăm viếng…
giúp các hoạt động của câu lạc bộ ngày một phát triển và thu hút được nhiều con
người có tâm, có lòng với câu lạc bộ.
Người đăng: Nguyễn Thị Mỹ Phụng – Nhóm Admin